1.  WPROWADZENIE
1.1.  Niniejsza Polityka zgłaszania nieprawidłowości (zwana dalej „Polityką”) stanowi, że ILERITER sp. z o.o., spółka zarejestrowana w Rzeczypospolitej Polskiej (zwana dalej „Spółką”), numer rejestracyjny: 0001100832, adres: Adgar Renaissance Tower, ul. Skierniewicka 10a, 01-231 Warszawa, Polska, zobowiązuje się do wzmocnienia swojego systemu integralności i wspierania chronionych działań sygnalistów. Polityka została opracowana zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) (zwaną dalej „Ustawą”). Spółka zapewnia poufność, ochronę oraz sprawiedliwe traktowanie sygnalistów zgodnie z Ustawą, która zakazuje działań odwetowych wobec sygnalistów i zobowiązuje się do ustanowienia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości, zapewniając pracownikom i interesariuszom bezpieczne i dostępne kanały do zgłaszania naruszeń.
1.2.  Niniejsza Polityka określa prawa i obowiązki pracowników Spółki, członków zarządu, zewnętrznych interesariuszy i świadków w zakresie zgłaszania naruszeń i nieetycznych zachowań w organizacji. Głównym celem zgłaszania naruszeń jest ochrona interesu publicznego i zapobieganie działaniom bezprawnym, w tym między innymi naruszeniom przepisów finansowych, prawa podatkowego i przepisów AML; naruszeniom praw konsumentów; naruszeniom zasad BHP i standardów jakości produktów; naruszeniom przepisów ochrony środowiska; naruszeniom ochrony danych osobowych i zagrożeniom cyberbezpieczeństwa; naruszeniom dotyczącym bezpieczeństwa publicznego i porządku publicznego.
1.3.  Zgodnie z Ustawą, zgłoszenia naruszeń powinny dotyczyć następujących obszarów określonych w art. 3 ust. 1 Ustawy:
i)  Korupcja, łapownictwo i nadużycie władzy
ii)  Naruszenia przepisów dotyczących zamówień publicznych i nieuczciwej konkurencji
iii)  Usługi, produkty i rynki finansowe, w tym oszustwa inwestycyjne i papierów wartościowych
iv)  Przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML) i finansowaniu terroryzmu (CFT)
v)  Bezpieczeństwo produktów, normy jakości i zgodność z wymaganiami regulacyjnymi
vi)  Bezpieczeństwo transportu, w tym drogowego, lotniczego i morskiego
vii)  Ochrona środowiska, regulacje klimatyczne i polityka zrównoważonego rozwoju
viii)  Ochrona radiologiczna, bezpieczeństwo jądrowe i zarządzanie materiałami niebezpiecznymi
ix)  Bezpieczeństwo żywności i pasz, w tym zgodność z przepisami dotyczącymi produkcji, dystrybucji i oznakowania
x)  Zdrowie i dobrostan zwierząt oraz ich etyczne traktowanie
xi)  Zdrowie publiczne, bezpieczeństwo i higiena pracy oraz zgodność z systemem opieki zdrowotnej
xii)  Ochrona konsumentów, uczciwy handel i zapobieganie wprowadzającym w błąd praktykom handlowym
xiii)  Ochrona prywatności, danych osobowych i regulacje dotyczące cyberbezpieczeństwa
xiv)  Bezpieczeństwo sieci, systemów ICT i infrastruktury krytycznej
xv)  Ochrona interesów finansowych Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego i Unii Europejskiej
xvi)  Regulacje dotyczące rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym prawo konkurencji, pomoc państwa i opodatkowanie przedsiębiorstw
xvii)  Podstawowe prawa człowieka i wolności konstytucyjne w relacjach między jednostkami, przedsiębiorstwami i organami publicznymiSpółka traktuje wszystkie zgłoszenia potencjalnych nieprawidłowości z najwyższą powagą, zapewniając ścisłą poufność i zgodność z Ustawą, która chroni sygnalistów przed odwetem. Zgłoszenia spełniające kryteria prawne określone w Ustawie będą analizowane i rozpatrywane zgodnie z ustalonymi procedurami wewnętrznymi oraz obowiązkami prawnymi.
‍
2.  DEFINICJE
2.1.  WEWNĘTRZNY KANAŁ ZGŁASZANIA W SPÓŁCE – oznacza bezpieczny, wyznaczony system zgłaszania naruszeń w ramach Spółki, umożliwiający pracownikom, osobom zewnętrznym i innym powiązanym ze Spółką zgłaszanie potencjalnych naruszeń. System ten zapewnia poufność, chroni tożsamość sygnalisty i umożliwia skuteczne rozwiązanie zgłoszonej sprawy. Jest kluczowy dla zachowania integralności i szybkiego rozwiązywania zgłoszonych problemów.
2.2.  PERSONEL SPÓŁKI – oznacza każdą osobę zatrudnioną przez Spółkę lub współpracującą z nią na podstawie innej niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, jak również osobę ubiegającą się o zatrudnienie, a także wykonawców i zewnętrznych usługodawców.
2.3.  POUFNOŚĆ – oznacza ochronę tożsamości sygnalisty oraz szczegółów jego zgłoszenia przed nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem. Ma to kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania do systemu i zachęca do zgłaszania nieprawidłowości, chroniąc sygnalistę przed odwetem. Poufność obejmuje także wszystkie osoby wymienione w zgłoszeniu, w tym świadków i osoby dotknięte sprawą.
2.4.  WIARYGODNOŚĆ – odnosi się do rzetelności i wiarygodności informacji zawartych w zgłoszeniu sygnalisty. Aby zgłoszenie było uznane za ważne, sygnalista musi przedstawić możliwe do zweryfikowania fakty poparte dowodami.
2.5.  FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE – oznacza zgłoszenie dokonane w celu wprowadzenia w błąd, oszustwa lub fałszowania informacji o naruszeniach. Fałszywe zgłoszenia szkodzą procesowi i mogą skutkować sankcjami dyscyplinarnymi wobec zgłaszającego.
2.6.  DOBRA WIARA – oznacza zgłaszanie naruszeń z uczciwą intencją, mającą na celu ochronę interesu publicznego, a nie osiągnięcie korzyści osobistej lub wyrządzenie szkody. Sygnaliści działający w dobrej wierze są chronieni przez polityki Spółki, nawet jeśli ich zgłoszenie okaże się nieprecyzyjne, o ile ich zamiar był szczery.
2.7.  POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE – formalny proces prowadzony przez Spółkę w celu weryfikacji zgłoszonego naruszenia, obejmujący zbieranie dowodów, przesłuchania i ocenę, aby ustalić charakter naruszenia i konieczne działania naprawcze.
2.8.  POLITYKA ZAKAZU ODWETU – zapewnia, że osoby zgłaszające naruszenia nie doświadczą żadnych działań odwetowych, takich jak zwolnienie, nękanie czy dyskryminacja. Odwet jest surowo zabroniony i może skutkować działaniami dyscyplinarnymi.
2.9.  RZECZNIK PRAW OBYWATELSKICH (OMBUDSMAN) – Rzecznik w Polsce odgrywa kluczową rolę w zewnętrznym mechanizmie zgłaszania nieprawidłowości. Zgodnie z prawem sygnalista może złożyć zewnętrzne zgłoszenie do Rzecznika bez uprzedniego zgłaszania wewnętrznego. Rzecznik przyjmuje zgłoszenia naruszeń prawa, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje odpowiednim organom publicznym do dalszych działań. Rzecznik działa niezależnie i zapewnia ochronę praw sygnalistów poprzez zachowanie poufności, ochronę przed odwetem oraz doradztwo prawne. Rzecznik ma również obowiązek informowania opinii publicznej i sygnalistów o ich prawach i dostępnych środkach ochrony. Na podstawie art. 30 i 31 Ustawy, Rzecznik rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w określonych dziedzinach i zapewnia dostęp do informacji o ochronie prawnej przed działaniami odwetowymi.
2.10.  OSOBY POWIĄZANE – osoby bezpośrednio lub pośrednio powiązane ze zgłoszonym naruszeniem, w tym członkowie rodziny, współpracownicy lub partnerzy biznesowi. Ich działania mogą mieć znaczenie dla postępowania wyjaśniającego.
2.11.  ZGŁASZANIE – czynność polegająca na przekazaniu informacji o naruszeniu za pośrednictwem wyznaczonych wewnętrznych kanałów Spółki. Zgłoszenia obejmują opisy naruszenia, zaangażowane strony, dowody oraz możliwe konsekwencje.
2.12.  ODWET – oznacza negatywne działania wobec osoby za zgłoszenie naruszenia lub udzielenie pomocy w postępowaniu. Obejmuje to zwolnienie, degradację lub stworzenie wrogiego środowiska pracy. Odwet jest zabroniony i może skutkować sankcjami dyscyplinarnymi.
2.13.  NARUSZENIE – oznacza każde przestępstwo, wykroczenie administracyjne, niewłaściwe zachowanie lub naruszenie obowiązków w ramach Spółki, w tym poważne naruszenia etyczne, ukrywanie nieprawidłowości lub działania niezgodne z prawem zagrażające interesowi publicznemu.
2.14.  SYGNALISTA – osoba zgłaszająca naruszenia przepisów prawa, regulacji lub polityk Spółki, zazwyczaj na podstawie informacji uzyskanych w związku z zatrudnieniem lub relacją kontraktową ze Spółką.
2.15.  MENEDŻER DS. SYGNALISTÓW (LUB INSPEKTOR ZGODNOŚCI) – wyznaczona osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, zapewnienie zgodności z przepisami prawa i politykami wewnętrznymi oraz ochronę sygnalisty w trakcie całego procesu.
2.16.  PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI – formalny i uporządkowany proces opracowany przez Spółkę w celu ułatwienia zgłaszania nadużyć, naruszeń lub nieetycznych zachowań przez pracowników, kontrahentów lub innych interesariuszy. Procedura ta jest istotnym elementem zobowiązania Spółki do przejrzystości, odpowiedzialności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Ma na celu zapewnienie, że osoby czują się bezpieczne i wspierane przy zgłaszaniu nieprawidłowości, bez obawy przed odwetem.
2.17.  ŚWIADEK – osoby posiadające bezpośrednią wiedzę o naruszeniu lub które je zaobserwowały. Ich zeznania mogą stanowić kluczowy dowód w postępowaniu wyjaśniającym.
2.18.  WERYFIKOWALNOŚĆ – zdolność do potwierdzenia prawdziwości zgłoszenia sygnalisty za pomocą dostępnych dowodów, takich jak dokumenty, e-maile lub rejestry.
2.19.  ANONIMOWOŚĆ – możliwość zgłaszania naruszeń przez sygnalistów bez ujawniania swojej tożsamości, zapewniająca ochronę przed potencjalnym odwetem.
2.20.  OCHRONA SYGNALISTY – obejmuje środki prawne i wewnętrzne polityki mające na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia przed odwetem lub szkodą.
2.21.  NIEPRAWIDŁOWOŚĆ – oznacza każde niewłaściwe działanie, nielegalną aktywność lub naruszenie polityk Spółki, prawa lub standardów etycznych, które mogłoby zaszkodzić Spółce lub jej interesariuszom, niezależnie od tego, czy zostało już popełnione, czy jest planowane.
‍
3.  PODSTAWA PRAWNA I ZASTOSOWANIE
3.1.  Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ustanawia wspólne standardy ochrony osób zgłaszających naruszenia przepisów UE. Jej głównym celem jest wzmocnienie ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej, promowanie przejrzystości i uczciwości w sektorze publicznym i prywatnym oraz zapobieganie działaniom odwetowym wobec osób zgłaszających nieprawidłowości. Dyrektywa obejmuje szeroki zakres naruszeń, w tym związanych z bezpieczeństwem produktów, ochroną środowiska, zdrowiem publicznym, prawami konsumentów i danymi osobowymi.
3.2.  Polska wdrożyła przepisy Dyrektywy (UE) 2019/1937 do krajowego porządku prawnego poprzez Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), uchwaloną przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa ta zapewnia, że ochrona sygnalistów jest w pełni zgodna ze standardami UE, gwarantując środki ochrony prawnej przed odwetem oraz zapewniając poufność i należytą staranność przy rozpatrywaniu zgłoszeń naruszeń.
3.3.  Niniejsza Polityka opiera się na przepisach określonych w Ustawie, której celem jest ustanowienie kompleksowych ram prawnych ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, niewłaściwego postępowania etycznego lub innych nieprawidłowości w miejscu pracy i poza nim. Ramy te zapewniają sygnalistom ochronę przed odwetem oraz gwarantują, że ich zgłoszenia będą rozpatrywane w sposób poufny i z należytą starannością. Ustawa pozwala sygnalistom na składanie zgłoszeń zewnętrznych bez konieczności wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Zapewnia to możliwość pominięcia kanałów wewnętrznych, jeśli zostaną one uznane za nieskuteczne lub niebezpieczne.
3.4.  Przetwarzanie danych osobowych związanych ze zgłoszeniami sygnalistów musi odbywać się zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) (Rozporządzenie (UE) 2016/679) oraz Ustawy, zapewniając, że wszystkie dane osobowe będą przetwarzane w sposób bezpieczny, zgodny z prawem i odpowiedzialny. Dane osobowe sygnalistów oraz wszystkich osób wymienionych w zgłoszeniach muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub niewłaściwym wykorzystaniem.
3.5.  Sygnaliści mają prawo do bezpośredniego zgłaszania naruszeń odpowiednim organom bez uprzedniego korzystania z kanałów wewnętrznych. Rzecznik Praw Obywatelskich jest odpowiedzialny za przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń zewnętrznych, udzielanie informacji o prawach i ochronie sygnalistów, zapewnianie zgodności z przepisami o ochronie sygnalistów oraz zapobieganie działaniom odwetowym wobec sygnalistów.
3.6.  Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób związanych z organizacją, w tym pracowników, kontrahentów, dostawców i wszelkich innych stron trzecich, które mają kontakt z organizacją i mogą być świadkami lub posiadać wiedzę o naruszeniach, niewłaściwym postępowaniu lub złamaniu prawa.
i)  Wewnętrzne mechanizmy zgłaszania – sygnaliści są zachęcani do korzystania w pierwszej kolejności z kanałów wewnętrznych, chyba że istnieją uzasadnione podstawy do uznania, że takie kanały nie doprowadzą do skutecznego rozwiązania sprawy. Mechanizm zgłaszania wewnętrznego musi być zgodny z wymogami Ustawy.
ii)  Zewnętrzne mechanizmy zgłaszania – sygnaliści mają prawo do bezpośredniego składania zgłoszeń Rzecznikowi lub innym właściwym organom publicznym bez obowiązku wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Zewnętrzne mechanizmy zgłaszania stanowią alternatywę w przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne może być niewłaściwe lub gdy sygnalista obawia się odwetu.
iii)  Zastosowanie w sektorze publicznym i prywatnym – środki ochrony i procedury określone w Ustawie mają zastosowanie zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, zapewniając jednolite standardy ochrony sygnalistów w różnych branżach i strukturach organizacyjnych.
iv)  Zakaz odwetu – niniejsza Polityka ma na celu zapewnienie ochrony sygnalistów przed wszelkimi formami odwetu, w tym między innymi przed dyskryminacją, nękaniem, negatywnymi konsekwencjami zawodowymi, takimi jak obniżenie świadczeń lub odmowa awansu, groźbami prawnymi lub bezpodstawnymi działaniami prawnymi. Spółka zapewnia ścisłe przestrzeganie zasad zakazu odwetu, oferując sygnalistom ochronę prawną, poufność i dostęp do środków prawnych w przypadku wystąpienia odwetu.
‍
4.  ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI I KANAŁY ZGŁASZANIA
4.1.  Wewnętrzne kanały zgłaszania
Pracownicy, kontrahenci oraz inni odpowiedni interesariusze mogą zgłaszać wszelkie obawy, podejrzenia lub zarzuty dotyczące nieprawidłowości za pośrednictwem wewnętrznych kanałów zgłaszania udostępnionych przez Spółkę. Kanały te obejmują:i)  Zgłoszenia mogą być przesyłane na specjalnie wyznaczony adres e-mail: wb_complaints@cryptoramper.io, przeznaczony wyłącznie do zgłaszania nieprawidłowości. Zgłoszenia będą rozpatrywane przez Inspektora Zgodności.
ii)  Formularz online dostępny w intranecie spółki, umożliwiający składanie szczegółowych zgłoszeń w sposób bezpieczny i poufny.
iii)  Pracownicy mogą również zgłaszać obawy bezpośrednio swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub kierownikowi, który zapewni właściwe przekazanie sprawy do odpowiedniego działu.Wszystkie zgłoszenia zostaną potwierdzone w ciągu 7 dni, ocenione w ciągu 30 dni (z możliwością przedłużenia do 90 dni w przypadkach złożonych) i rozpatrywane z zachowaniem ścisłej poufności oraz ochrony przed odwetem.4.2.  Procedura zgłaszania zewnętrznego
Sygnaliści mają możliwość złożenia zgłoszenia na zewnątrz, niezależnie lub po wykorzystaniu kanałów wewnętrznych. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Decyzja o zgłoszeniu zewnętrznym nie wymaga uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny rozpatrujący zgłoszenie zewnętrzne ponosi niezależną odpowiedzialność za zarządzanie danymi osobowymi zawartymi w zgłoszeniu. Organy te działają zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz obowiązującym prawem.Sygnaliści mogą składać zgłoszenia zewnętrzne za pośrednictwem różnych oficjalnych kanałów. Metody składania zgłoszeń:
i)  Zgłoszenia pisemne: Skarżący może złożyć zgłoszenie pisemnie na jeden z poniższych sposobów:
ii)  Pocztą, kierując zgłoszenie na adres korespondencyjny Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.
iii)  Elektronicznie, wysyłając e-mail na wyznaczony adres e-mail lub korzystając z elektronicznej usługi udostępnionej przez Rzecznika lub organ publiczny do przyjmowania zgłoszeń.
iv)  Za pośrednictwem formularza online lub aplikacji zatwierdzonej przez właściwy organ publiczny do składania zgłoszeń elektronicznych.
v)  Zgłoszenia ustne: Sygnaliści mogą również składać zgłoszenia ustne, osobiście lub telefonicznie, zgodnie z procedurą Rzecznika lub organu publicznego.Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik lub organ publiczny potwierdzi jego otrzymanie w ciągu 7 dni. Jeżeli skarżący wyraźnie zażąda inaczej lub potwierdzenie mogłoby zagrozić poufności jego tożsamości, potwierdzenie nie zostanie wysłane.Rzecznik lub organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia na wskazany adres kontaktowy, jeśli wymagane są dalsze dane. Jeżeli taka prośba mogłaby naruszyć ochronę tożsamości sygnalisty, nie zostanie ona wystosowana.Rzecznik lub organ publiczny przekaże bez zbędnej zwłoki informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym odpowiednim instytucjom, organom, urzędom lub agencjom Unii Europejskiej w celu podjęcia dalszych działań, zgodnie z obowiązującymi przepisami.4.3.  Spółka gwarantuje ochronę tożsamości sygnalisty, zapewniając poufność, a tam gdzie to możliwe, również anonimowość przez cały proces. Zgłoszenia będą ujawniane wyłącznie upoważnionemu personelowi zaangażowanemu w postępowanie wyjaśniające, a wszystkie przekazane informacje będą traktowane z najwyższą starannością, aby chronić sygnalistę przed odwetem.
4.4.  Spółka zapewnia, że wobec osób zgłaszających obawy w dobrej wierze za pośrednictwem ustalonych kanałów nie będą podejmowane działania odwetowe. Wszelkie działania odwetowe będą traktowane jako poważne naruszenie polityk Spółki i zostaną natychmiast zbadane. Pracownicy, którzy doświadczą odwetu, mają prawo do ochrony prawnej na podstawie Ustawy.
4.5.  Sygnaliści mogą zwrócić się do Działu Zgodności po wskazówki, jak zgłosić sprawę lub uzyskać dodatkowe wyjaśnienia dotyczące procesu. Dodatkowo, w razie potrzeby zostanie zapewnione wsparcie, w tym pomoc prawna i psychologiczna, aby zapewnić dobrostan sygnalisty w trakcie całego procesu zgłaszania. Spółka zobowiązuje się do tworzenia przejrzystego, etycznego i bezpiecznego środowiska, w którym osoby mogą zgłaszać naruszenia bez obawy przed odwetem.

5.  PROCES WERYFIKACJI
5.1.  Po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty, Inspektor Zgodności jest odpowiedzialny za zarejestrowanie zgłoszenia w bezpiecznym i poufnym rejestrze. Zgłoszenie zostanie następnie poddane wstępnej weryfikacji w celu ustalenia, czy zawiera wystarczające informacje dotyczące potencjalnego naruszenia. Jeżeli zgłoszenie będzie jasne i możliwe do podjęcia działań, zostanie przekazane do dalszego przetwarzania. W przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji, zgłoszenie zostanie oznaczone do dalszego przeglądu. Nieuprawnione ujawnienie tożsamości sygnalisty lub szczegółów zgłoszenia jest zabronione i podlega sankcjom na mocy obowiązujących przepisów.
5.2.  Spółka akceptuje zgłoszenia anonimowe, pod warunkiem że spełniają one kryteria określone w niniejszej procedurze. Zgłoszenia anonimowe będą rozpatrywane z taką samą starannością i uwagą, jak zgłoszenia imienne, przy jednoczesnym zapewnieniu poufności sygnalisty. Jeżeli zgłoszenie okaże się niewystarczające do wszczęcia dochodzenia, anonimowość sygnalisty zostanie zachowana na etapie podejmowania decyzji.
5.3.  Zgłoszenie zostanie przeanalizowane pod kątem wiarygodności oraz zgodności z polityką Spółki i obowiązującym prawem. Inspektor Zgodności oceni zasadność zgłoszenia, zgromadzi dodatkowe informacje, jeśli to konieczne, i podejmie decyzję, czy należy wszcząć dochodzenie. Jeśli zgłoszenie zostanie uznane za zasadne, zostanie przekazane do kolejnego etapu postępowania. W przeciwnym razie sygnalista zostanie poinformowany o decyzji (jeśli to możliwe), a zgłoszenie zostanie zarchiwizowane.
5.4.  Jeśli zgłoszenie przejdzie wstępną weryfikację, zostanie wszczęte wewnętrzne dochodzenie przez wyznaczony zespół lub dział. Postępowanie będzie prowadzone zgodnie ze standardowymi procedurami Spółki, z zapewnieniem rzetelności, bezstronności i poufności wobec wszystkich stron, w tym sygnalisty i osoby zgłoszonej. Zespół dochodzeniowy zgromadzi dowody, przesłucha świadków i przeanalizuje odpowiednie dokumenty w celu potwierdzenia lub odrzucenia zarzutów zawartych w zgłoszeniu. Na podstawie wyników zostaną wdrożone działania naprawcze lub inne konieczne środki. Postępowanie zostanie zakończone w rozsądnym terminie, a wszystkie strony zostaną informowane o postępach.
5.5.  Sygnalista zostanie poinformowany o przyjęciu jego zgłoszenia i wszczęciu dochodzenia (jeśli dotyczy). W trakcie dochodzenia sygnalista będzie otrzymywał okresowe informacje o statusie sprawy, o ile pozwolą na to wymogi poufności i przepisy prawa. Po zakończeniu postępowania sygnalista zostanie poinformowany o ostatecznym wyniku, w tym o podjętych działaniach lub decyzjach na podstawie ustaleń.
5.6.  Wszystkie działania podejmowane w trakcie procesu będą miały na celu ochronę tożsamości sygnalisty oraz zapobieganie działaniom odwetowym zgodnie z Ustawą. W przypadku zgłoszenia odwetu lub dyskryminacji wobec sygnalisty Spółka podejmie natychmiastowe działania naprawcze w celu rozwiązania problemu. Naruszenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów będą traktowane jako poważne przewinienia i mogą skutkować konsekwencjami dyscyplinarnymi lub prawnymi wobec osób odpowiedzialnych.
‍
6.  PROCEDURA DOTYCZĄCA ZGŁOSZEŃ ANONIMOWYCH
6.1.  Spółka uznaje znaczenie umożliwienia sygnalistom składania zgłoszeń anonimowo w celu zachęcenia do zgłaszania naruszeń bez obawy przed odwetem. Zgłoszenia anonimowe będą akceptowane i przetwarzane z takim samym poziomem staranności i poufności jak zgłoszenia nieanonimowe, pod warunkiem że zawierają wystarczające szczegóły do przeprowadzenia dochodzenia.
6.2.  Spółka zapewnia, że każde anonimowe zgłoszenie naruszenia zostanie przyjęte i zarejestrowane do dalszego rozpatrzenia. Inspektor Zgodności dokona przeglądu każdego anonimowego zgłoszenia w celu ustalenia, czy zawiera ono wystarczającą ilość informacji (np. konkretne incydenty, zaangażowane strony, dowody wspierające), aby wszcząć dochodzenie.
6.3.  W przypadkach, gdy zgłoszenie anonimowe zostanie zaakceptowane, dochodzenie zostanie przeprowadzone bez ujawniania tożsamości sygnalisty. Jeśli konieczne będzie uzyskanie dodatkowych informacji, Spółka podejmie próbę zebrania dalszych szczegółów bez naruszania anonimowości zgłaszającego. Jeżeli anonimowość będzie zagrożona, nie będą podejmowane żadne próby uzyskania wyjaśnień.
6.4.  Ze względu na anonimowy charakter zgłoszenia, nie zawsze możliwe jest przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście. Spółka jednak zapewni, że dochodzenie zostanie przeprowadzone rzetelnie, a wszelkie podjęte działania zostaną odpowiednio udokumentowane wewnętrznie.
6.5.  Spółka gwarantuje, że anonimowość sygnalisty zostanie zachowana przez cały proces dochodzenia. Wszystkie zgłoszenia, w tym anonimowe, będą przetwarzane z najwyższą starannością w celu zapobieżenia wszelkim potencjalnym działaniom odwetowym lub naruszeniom poufności.

7.  PRZECHOWYWANIE INFORMACJI
7.1.  Spółka zobowiązuje się do zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalistów, w tym ich tożsamości, przez cały proces zgłaszania i prowadzenia dochodzenia. Wszystkie dane osobowe przekazane przez sygnalistów, niezależnie od tego, czy za pośrednictwem kanałów wewnętrznych, czy zewnętrznych, będą traktowane z najwyższą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz politykami Spółki.
7.2.  Dane osobowe, w tym wszelkie informacje, które mogłyby potencjalnie zidentyfikować sygnalistę, podlegają ścisłej poufności i będą dostępne wyłącznie dla osób zaangażowanych w zarządzanie zgłoszeniem, zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Dotyczy to Kierownika Zgłoszeń, Inspektora Zgodności, zespołów dochodzeniowych oraz innych upoważnionych osób, które są zobowiązane do zachowania poufności.
7.3.  W przypadkach, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest wymagane przepisami prawa w ramach postępowania prowadzonego przez organy publiczne, Spółka poinformuje sygnalistę o takim obowiązku oraz wyjaśni powody ujawnienia. Taka sytuacja będzie miała miejsce wyłącznie w przypadku istnienia obowiązku prawnego, a Spółka zapewni pełną przejrzystość procesu.
7.4.  Dane osobowe zebrane w związku z przyjęciem zgłoszenia będą przechowywane przez okres do trzech lat po zakończeniu działań następczych lub przez rok od zakończenia dochodzenia lub wdrożenia środków naprawczych. Okres przechowywania zapewnia dostępność niezbędnej dokumentacji na potrzeby audytu lub przeglądu, przy jednoczesnym poszanowaniu prawa sygnalisty do prywatności.
7.5.  Spółka gwarantuje, że wszelkie środki zostaną podjęte w celu zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych osobowych, z dostępem przyznanym wyłącznie upoważnionym osobom, które potrzebują tych danych do realizacji uzasadnionych celów. Każde przechowywanie lub przetwarzanie danych będzie odbywać się zgodnie z polityką ochrony danych Spółki oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

8.  ARCHIWIZACJA ZGŁOSZEŃ
8.1.  Spółka zobowiązuje się do prowadzenia wewnętrznego rejestru wszystkich zgłoszeń sygnalistów, zapewniając właściwą administrację danymi zawartymi w rejestrze, zgodnie z politykami Spółki oraz obowiązującymi wymogami prawnymi. Rejestr ten będzie przechowywany i zarządzany w sposób bezpieczny, z dostępem wyłącznie dla upoważnionego personelu odpowiedzialnego za obsługę i przetwarzanie zgłoszeń.
8.2.  Wewnętrzny rejestr będzie zawierał następujące podstawowe informacje dotyczące każdego zgłoszenia sygnalisty:
i)  Unikalny numer referencyjny zgłoszenia
ii)  Krótki opis zgłoszonego naruszenia lub problemu
iii)  Dane osobowe i kontaktowe sygnalisty (jeśli zostały podane)
iv)  Data otrzymania zgłoszenia
v)  Informacje dotyczące działań następczych podjętych w toku postępowania wyjaśniającego
vi)  Data zamknięcia zgłoszenia, wraz z wynikiem działań podjętych na jego podstawie8.3.  Spółka uznaje znaczenie zachowania przejrzystości w procesie zgłaszania nieprawidłowości. W związku z tym wszystkie rejestry będą przechowywane zgodnie z polityką retencji danych, która zapewnia ich bezpieczne przechowywanie przez wymagany okres. Obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zgłoszeń sygnalistów wynosi trzy lata, licząc od roku po zakończeniu działań następczych lub zamknięciu dochodzenia.
8.4.  W okresie przechowywania wszystkie rejestry będą łatwo dostępne do celów audytu, przeglądu lub dalszych postępowań prawnych, jeśli zajdzie taka potrzeba. Po upływie okresu przechowywania wszystkie rejestry zostaną bezpiecznie zarchiwizowane lub zniszczone zgodnie z polityką ochrony danych osobowych Spółki, zapewniając ostrożne i zgodne z przepisami obchodzenie się z danymi osobowymi.
8.5.  Proces archiwizacji umożliwia Spółce utrzymanie kompleksowej i bezpiecznej dokumentacji wszystkich zgłoszeń sygnalistów, zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz chroni poufność sygnalisty i wszystkich stron zaangażowanych w proces. Spółka zobowiązuje się do zachowania najwyższych standardów przejrzystości i bezpieczeństwa przy jednoczesnym zapewnieniu ochrony prywatności wszystkich uczestników procedury zgłaszania nieprawidłowości.

9.  MAKSYMALNY OKRES NA UDZIELENIE INFORMACJI ZWROTNEJ SKARŻĄCEMU
9.1.  Spółka zobowiązuje się do udzielania terminowych odpowiedzi na zgłoszenia wewnętrzne zgodnie z wymogami prawnymi oraz najlepszymi praktykami. Poniższa procedura określa maksymalny okres udzielenia informacji zwrotnej skarżącemu:
9.2.  Po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego Spółka ma obowiązek potwierdzić jego otrzymanie w ciągu 7 dni. Potwierdzenie to zawiera informację o przyjęciu zgłoszenia oraz ogólny opis dalszych kroków w procesie.
9.3.  Maksymalny okres na udzielenie informacji zwrotnej skarżącemu dotyczącej wyniku zgłoszenia wewnętrznego wynosi 3 miesiące. Okres ten liczony jest od daty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
9.4.  Jeśli potwierdzenie nie zostanie wysłane w ciągu 7 dni (z powodu braku podanych danych kontaktowych), 3-miesięczny okres na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna się po upływie 7 dni od daty zgłoszenia.
9.5.  W przypadkach, gdy skarżący nie podał niezbędnych danych kontaktowych (adresu pocztowego lub e-mail), Spółka podejmie uzasadnione próby skontaktowania się ze skarżącym. Jednakże odpowiedź może zostać opóźniona, jeśli dane te nie są dostępne, i nie będzie to uznane za uchybienie ze strony Spółki.
9.6.  Spółka dołoży wszelkich starań, aby informacja zwrotna została przekazana w ciągu 3 miesięcy. W przypadkach wymagających dodatkowego czasu, skarżący zostanie niezwłocznie poinformowany i otrzyma wyjaśnienie przyczyny opóźnienia.

10.  ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI A ODPOWIEDZIALNOŚĆ
10.1.  Spółka zobowiązuje się do zapewnienia ochrony sygnalistom, którzy zgłaszają nieprawidłowości lub naruszenia w dobrej wierze. Zgodnie z wewnętrznymi politykami Spółki oraz odpowiednimi przepisami prawa, sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi, a w przypadku poniesienia negatywnych konsekwencji w związku ze zgłoszeniem mają prawo do odpowiedniego odszkodowania.
10.2.  Jeśli sygnalista doświadczy działań odwetowych – takich jak degradacja, nękanie, dyskryminacja lub rozwiązanie umowy o pracę – w wyniku swojego zgłoszenia, przysługuje mu prawo do odszkodowania. Wysokość odszkodowania nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni rok. Zapewnia to, że sygnaliści są chronieni i nie ponoszą szkody za decyzję o zgłoszeniu naruszenia w miejscu pracy. Roszczenia o odszkodowanie mogą być kierowane do właściwych organów, w tym Ministerstwa Sprawiedliwości.
10.3.  Chociaż Spółka zachęca do zgłaszania wszelkich potencjalnych naruszeń lub nieprawidłowości, równie istotne jest, aby sygnaliści upewnili się co do rzetelności przekazywanych informacji. W przypadkach, gdy sygnalista celowo składa fałszywe lub wprowadzające w błąd zgłoszenia, bądź dokonuje publicznego ujawnienia nieprawdziwych informacji, osoba, która poniosła z tego tytułu szkodę w zakresie swoich dóbr osobistych, ma prawo do odszkodowania. Roszczenie to może być dochodzone bezpośrednio od sygnalisty odpowiedzialnego za fałszywe zgłoszenie.
10.4.  W przypadku, gdy sygnalista zgłasza działania odwetowe, domniemywa się, że wszelkie działania podjęte przez Spółkę – takie jak środki dyscyplinarne czy pogorszenie warunków pracy – mogą stanowić odwet. Ciężar dowodu spoczywa wówczas na Spółce, która musi wykazać, że działania zostały podjęte z obiektywnych i uzasadnionych powodów, niezwiązanych ze zgłoszeniem sygnalisty.
10.5.  Spółka zobowiązuje się do zapewnienia, że wszyscy sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń w dobrej wierze bez obawy przed odwetem. Jakiekolwiek działania odwetowe nie będą tolerowane i spotkają się z odpowiednimi środkami zaradczymi. Jednocześnie Spółka uznaje potencjalne zagrożenia związane z fałszywymi zgłoszeniami i podkreśla, że złośliwe, nieprawdziwe zgłoszenia mogą skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla zgłaszającego.
10.6.  Spółka zapewnia, że każde zgłoszenie dotyczące działań odwetowych lub fałszywego zgłoszenia będzie dokładnie zbadane z zachowaniem najwyższego poziomu bezstronności, a Spółka będzie chronić zarówno prawa sygnalisty, jak i osób potencjalnie dotkniętych zgłoszeniem.
Wdrożenie tych środków gwarantuje transparentny, zgodny z prawem i sprawiedliwy system zgłaszania nieprawidłowości, który zapewnia ochronę sygnalistom przy jednoczesnym zapobieganiu nadużyciom systemu.

11.  POUFNOŚĆ
11.1.  Spółka zobowiązuje się do zachowania najwyższego poziomu poufności w procesie zgłaszania nieprawidłowości, zgodnie z Ustawą. Obejmuje to ochronę danych osobowych i tożsamości sygnalisty, osoby dotkniętej oraz wszelkich osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Podejmujemy wszelkie niezbędne środki w celu zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi do informacji poufnych związanych z procedurą zgłaszania.
11.2.  Wyłącznie osoby pisemnie upoważnione przez Spółkę mają prawo do przyjmowania, weryfikowania, monitorowania lub przetwarzania zgłoszeń wewnętrznych. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności względem wszelkich informacji i danych osobowych pozyskanych w ramach procedury zgłaszania. Obowiązek ten trwa również po ustaniu stosunku pracy lub współpracy z Spółką.
11.3.  Wszelkie dane osobowe i informacje związane ze zgłoszeniem, w tym tożsamość sygnalisty, osoby dotkniętej oraz osób trzecich, będą przechowywane w sposób bezpieczny i dostępne wyłącznie dla upoważnionych osób. Dane te będą przechowywane przez minimalny okres wymagany przepisami prawa i zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki.
11.4.  Aby zapewnić, że osoby nieupoważnione nie mają dostępu do informacji o zgłoszeniach, Spółka wdrożyła różnorodne środki bezpieczeństwa, w tym szyfrowanie komunikacji oraz ograniczenia dostępu do zapisów cyfrowych i fizycznych. Każde naruszenie poufności będzie natychmiast badane, a Spółka podejmie odpowiednie środki zapobiegawcze.
11.5.  Spółka zobowiązuje się do ochrony tożsamości sygnalisty przez cały proces dochodzenia. Informacje zawarte w zgłoszeniu będą udostępniane innym stronom wyłącznie w przypadku, gdy wymagają tego przepisy prawa (np. w ramach postępowania karnego) lub gdy sygnalista wyrazi na to zgodę. W takich przypadkach sygnalista zostanie poinformowany i otrzyma wyjaśnienie przyczyny ujawnienia jego tożsamości.
11.6.  Osoby upoważnione do obsługi zgłoszeń są zobowiązane do zachowania poufności wszelkich informacji i danych osobowych pozyskanych w trakcie procesu zgłaszania. Nie wolno im ujawniać żadnych danych poufnych, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub ujawnienie jest niezbędne do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Obowiązek ten obowiązuje również po zakończeniu zatrudnienia lub współpracy ze Spółką.
11.7.  Wszyscy pracownicy zaangażowani w przyjmowanie, przetwarzanie lub badanie zgłoszeń są zobowiązani do odbycia regularnych szkoleń z zakresu poufności i ochrony danych. Szkolenia te obejmują znajomość przepisów dotyczących zgłaszania nieprawidłowości oraz odpowiedzialności osób uczestniczących w procesie za ochronę informacji poufnych. Pracownicy są również informowani o poważnych konsekwencjach prawnych i etycznych naruszenia poufności.
11.8.  Spółka zapewnia ochronę tożsamości sygnalisty przez cały czas, aby zapobiec działaniom odwetowym lub innym szkodliwym konsekwencjom. W przypadku zgłoszenia odwetu lub dyskryminacji wobec sygnalisty, Spółka podejmie natychmiastowe działania zaradcze. Sygnalista ma zapewnienie, że jego tożsamość zostanie zachowana w tajemnicy, a jego ochrona jest priorytetem.
11.9.  Wdrożenie środków poufności świadczy o zaangażowaniu Spółki w tworzenie bezpiecznego środowiska dla sygnalistów, zapewniając rozpatrzenie zgłoszonych spraw z poszanowaniem prywatności i praw wszystkich zaangażowanych stron.

12.  AKTUALIZACJE I ZMIANY POLITYKI
12.1.  Dyrektor Spółki zatwierdza niniejszą Politykę, a Inspektor Zgodności nadzoruje jej aktualizacje. Inspektor Zgodności odpowiada również za komunikowanie treści Polityki wszystkim członkom kierownictwa i pracownikom Spółki, interesariuszom zewnętrznym, kontrahentom i stronom trzecim, wprowadza zmiany wynikające z przepisów prawa lub najlepszych praktyk, nadzoruje wdrożenie niniejszej Polityki oraz zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami o ochronie sygnalistów. Polityka będzie udostępniona na stronie internetowej Spółki w celu łatwego dostępu. W przypadku pytań lub wątpliwości związanych ze zgodnością z niniejszą Polityką, praco"